Tiedolla johtamisella tarkoitetaan ajantasaiseen ja laadukkaaseen tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Perinteisesti on tehty erilaisia selvityksiä ja muodostettu käsitystä yhteisesti keskustellen, jotta on pystytty tekemään päätöksiä. Keinot tiedolla johtamiseen sen sijaan kehittyvät koko ajan, ja digitalisaatio edesauttaa ja helpottaa päätöksenteon prosessia. Sitä mukaa, kun tietoa saadaan digitaaliseen muotoon, voidaan myös tiedolla johtamista kehittää. Näin saadaan datapohjaista tietoa päätöksenteon tueksi ja samalla tehostetaan prosesseja.
Tiedolla tuotetaan tilannekuvaa
Erilaisissa hankkeissa ja niiden eri vaiheissa tuotetaan paljon erilaista tietoa. Kun tietoa tuotetaan eri lähteistä, ja sitä sekä rikastetaan että yhdistellään, saadaan aikaiseksi yhtenäistä ja tarpeeseen sopivaa tilannekuvaa päätöksenteon tueksi. Ajantasainen tilannekuva tuo läpinäkyvyyden hankkeen osa-alueisiin kuten esimerkiksi kustannusten hallintaan, aikatauluun, tiedon laatuun ja dokumentaatioon. Dataperusteisen tilannekuvan muodostaminen vaatii sen, että tiedon tunnuslukuja kerätään oikea-aikaisesti sekä tuotetaan mittareita, joiden avulla voidaan arvioida tilannetta. Usein tiedon analysointi onkin jatkuvaa kehittämistä. Tiedolla johtaminen on siis myös hankkeen hallintaa dataperusteisesti.
Jotta digitaalisen tiedon perusteella voidaan edistää tiedolla johtamista, edellyttää se luotettavia ja tarkasti määriteltyjä lähtötietoja. Tällöin myös toimintatavat ja tiedon mallintamisen tavat, joilla lähtötiedot tuotetaan, tulee standardoida ja yhtenäistää. Erityisesti suunnittelussa ja rakentamisessa hyödynnetään tietomalleja ja tuotetaan toteumavaiheen tietoja, jotka ovat hyödynnettävissä myös omaisuudenhallinnan eri tietovarannoissa. Luotettavat tiedot ja tiedon ajantasainen virtaus tehostaa osaltaan prosesseja ja mahdollistaa tiedon hyödyntämisen myös muissa toiminnoissa.
Tiedolla johtaminen on myös omaisuudenhallintaa
Jo hallitusohjelma velvoittaa tiedolla johtamisen kehittämiseen, jotta teemme päätökset oikean ja ajankohtaisen tiedon perusteella. Esimerkiksi Väylävirasto, joka vastaa valtion väyläverkosta (tie-, rata- ja vesiväylät), tarvitsee toimintansa tueksi luotettavaa digitaalista tietoa. Kun saamme tietoa tietomallien lisäksi hankkeen eri vaiheista sekä eri toimenpiteiden tuloksena, tukee se samalla myös omaisuudenhallintaa. Tavoitteena on, että se väyläverkko, joka on ympäristössä nähtävillä, on myös digitaalisessa muodossa väyläinfran tietovarannoissa. Voimme hyödyntää ajantasaista infran tilannekuvaa eri toimenpiteiden ohjelmoinnissa ja suunnittelussa: mitä rakenteita on tietyssä paikassa, mikä on sen kuntotilanne ja tarve parantamiselle? Tiedolla on siis merkittävä rooli väyläomaisuuden arvon ja myös budjettitalouden näkökulmasta.
Ihku-laskentapalvelu on työkalu tiedolla johtamiseen
Ihku-allianssissa kehitetään tietoon perustuvaa, avointa kustannuslaskentajärjestelmää eli käytännössä tiedolla johtamisen työkalua. Kun puhutaan kustannuslaskennasta ja Ihkusta, perustetaan päätökset digitaaliseen tietoon. Panospohjaisten kustannusten avoin tieto ja vertailukelpoinen aineisto parantaa kustannustietoisuutta ja siten yksittäisten hankkeiden kustannusten arviointia.
Kustannusarvioihin liittyy aina epävarmuutta. Kustannusten ohjaus hankkeissa on haastavaa, kun edetään yleissuunnitelmasta kohti toteutusta. Prosessi etenee samalla, kun maailma ja ympäristö muuttuu ajan kuluessa. Kustannusarvio taas sidotaan ajan hetkeen. Ylipäätään vaihe on työläs, ja jos siihen pystytään ohjelmallisesti tuottamaan tietoa, niin prosessi tehostuu. Ihku tarjoaa työkalun, jolla voidaan parantaa kustannusarvioiden laatua ja minimoida riskiä. Ihku-laskentapalvelulla laskettua kustannustietoa voidaan myös hyödyntää muualla. Hankkeiden kustannusarvioiden kehittymisen myötä myös yleinen kustannustietoisuuden osaaminen alalla lisääntyy.
Tulevaisuus vaatii muutosjohtamista
Digitaalista tietoa kerätään jatkossakin ja toimintatavat kehittyvät kaiken aikaa. Tiedolla johtamisen tärkeys on tunnistettu, ja toimintatapoja kehitetään yhteistyössä sidosryhmien, palveluntuottajien ja urakoitsijoiden kanssa. Kyseessä on yhteinen asia, joka edesauttaa toiminnan tehostumista ja kehittymistä.
Toisaalta digitaalisessa maailmassa prosessit eivät ole valmiita ikinä ja teknologia kehittyy kaiken aikaa. Uusia työkaluja tulee ja on punnittava, mitä voidaan hyödyntää. On hyvä myös miettiä, mitä kaikkea on järkevää digitalisoida. Tiedolla on oma arvonsa ja vain prosessia hyödyttävän tiedon tuottaminen on kannattavaa.
Uusien työkalujen ja prosessien käyttöönotto vaatii aina muutosjohtamista, sillä toimintaa muutettaessa opitaan samalla pois vanhoista tavoista. Muutosjohtaminen on ihmisten ohjaamista lähtötilanteesta kohti asetettua tavoitetta. Tällöin sitoutetaan henkilöitä ja kehitetään osaamista sekä tuetaan matkalla kohti uutta prosessia. Ihku-allianssi, jossa kehitetään infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmää ja -palvelua yhteistyössä ja hankkeen parhaaksi, mahdollistaa jo itsessään erinomaisesti muutosjohtamisen.
Riitta Kaasalainen
Riitta Kaasalainen toimii Väyläviraston osastonjohtajana Hankehallintaosastolla. Aikaisemmin hän on työskennellyt virastossa myös Tieto-osaston apulaisjohtajana. Huhtikuusta 2022 alkaen Kaasalainen on toiminut myös Ihku-allianssin johtoryhmän puheenjohtajana.
Kuvituskuva: Väylävirasto, Paimenportti AR-kuva
