Ihku-allianssi halusi selvittää, miten allianssimalli muissa alliansseissa toimii. Kysyimme asiaa Velhosta, Suomen ensimmäisestä tietojärjestelmäallianssista. Velhon kehitystyöstä Teamsin äärellä kertoivat projektipäällikkö Aleksi Leskinen Sitowisestä ja palvelumuotoilija Nina Juuri Solitasta. Molemmat ovat olleet neljän vuoden ajan täyspäiväisesti kehittämässä Velhoa.
Allianssimalli kokeiluun
Velho- allianssissa kehitetään Velho-tietojärjestelmää, jossa osapuolina ovat Väylävirasto, Ramboll, Sitowise sekä Solita. Hankkeessa luodaan tie-, rata- ja vesiväyläsuunnitelmien keskitetty suunnitelma- ja toteuma-aineistojen tietovarasto, joka kulkee nimellä Projektivelho. Tämän lisäksi luodaan tiestötietojen uusi kansallinen tierekisteri eli Tievelho. Loppukäyttäjille palvelu näyttäytyy Velho-nimeä kantavana yhtenä järjestelmäkokonaisuutena.
Velho palvelee tulevaisuudessa, ja osittain jo nytlaajaa joukkoa. Järjestelmää käyttävät jatkossa ELY-keskusten ja Väyläviraston henkilöstö, väylien ja tiestön parissa työskentelevät konsultit, urakoitsijat, rakennuttajat ja suunnittelijat.
Velho-allianssissa työtä on tehty jo neljän vuoden ajan ja hankkeen toteutusvaihe loppuu syyskuussa 2021. Tämän jälkeen työ jatkuu ylläpitoallianssin puitteissa. Kehitystyö kulkee kuitenkin edelleen tämän rinnalla.
Velho on Suomen ensimmäinen tietojärjestelmäallianssi. Näin se toimii kokeiluna siihen, miten tietojärjestelmätyötä voidaan ylipäätään toteuttaa allianssimallilla. Vastaavia it-alliansseja ei Leskisen ja Juuren mukaan ollut tiedossa ulkomailtakaan, joten benchmarkkausta tehtiin lähinnä infra-alliansseista. Velhon, kuten monien muiden allianssihankkeiden kohdalla on kyseessä iso projekti. Velhossa työhön tarvittiin substanssiasiantuntijoita esim. tiestötiedon tietorakennetta varten. Tämän ohella tarvittiin tietojärjestelmäosaamista.
Infrahankkeista benchmarkatut käytännöt eivät kuitenkaan suoraan soveltuneet Velho-allianssiin.
– Matkan varrella moni asia on tarkentunut, sillä infra-allianssi-tekeminen ei sovi yks yhteen it-allianssin kanssa, kertoo Leskinen.
Toimintakenttinä infra-ala ja it-ala eroavat merkittävästi toisistaan
Infra-alliansseissa lopputulos on selkeä ja käsin kosketeltava. Esimerkiksi raitiotie kulkee paikasta A paikkaan B. Velhossa sen sijaan tehdään hankalammin hahmotettavia lopputuloksia: tietojärjestestelmää tiestö- sekä suunnitelma- ja toteumatiedoille. Se, mitä nämä asiat pitävät sisällään voidaan käsittää ja toteuttaa monella eri tavalla.
– Alkuvaiheessa odotukset Velholle olivat sekä sidosryhmien osalta että Velho-tiimin sisällä hyvin laajoja ja eri tasoisia. Tekemisen myötä niin fokus kuin eri osapuolien roolit ovat tarkentuneet. Olemme tunnistaneet, että kaikkia neljä vuotta sitten ajateltuja asioita emme tule tekemään, eivätkä ne välttämättä kuulu Velhon scopeenkaan, kuvaa Leskinen.
It-hankkeissa toimintaympäristön nopeat muutokset luovat haasteita kehitystyölle ja allianssimallin soveltamiselle.
– IT-puolella prosessit ja ympäristöt digitalisoituvat vauhdilla, minkä vuoksi ympärillä tapahtuu koko paljon muutoksia. Esimerkiksi muissa järjestelmissä on eri vaiheissa olevaa kehitystä, mikä tulee huomioida omassa kehitystyössämme, tarkentaa Leskinen.
Nina Juuren mukaan tietojärjestelmän tekemiseen liittyy myös työtapojen ja prosessien kehittäminen.
– Vaatii tasapainottelua hahmottaa, mikä on osa meidän allianssia ja mikä taas tapahtuu muualla, kertoo Juuri.
Osaan muutoksista voidaan siis vaikuttaa, osaan ei. It- ja infra-alan eroja kuvaa Juuren mukaan myös se, että esimerkiksi avaintulosalueiden mittaamisessa yritettiin käyttää infra-allianssien esimerkkejä. Ne eivät kuitenkaan sellaisenaan sopineet, sillä infrahankkeiden mittarit olivat huomattavan konkreettisia, osittain myös irrelevantteja it-hankkeelle. Esimerkiksi Infrahankkeissa onnettomuuksien määrää mitataan.
Myöskään käyttöönottoa ei välttämättä voida tehdä yhdellä kertaa. Siirtymä Velhon käyttöön onkin vaiheittainen.
– Tällä hetkellä osa ihmisistä joutuu käyttämään useampaa järjestelmää, vaikka tavoitetila on se, että Velho palvelee heitä täysin. Vielä ei ole kuitenkaan pystytty kaikilta osin siirtymään suoraan Velhon käyttöön, sanoo Juuri.
Juuren mukaan Projektivelhon kohdalla huomattiin myös, että allianssilla ei olekaan riittävästi resursseja käyttöönoton varmistamiseen. Tätä varten Väylävirasto perusti erillisen projektin.
Osapuolten välinen avoin kommunikointi tuo mielekkyyttä allianssityöskentelyyn
Leskisen ja Juuren mukaan Velhossa on pystytty kommunikoimaan hyvin avoimesti tilaajan ja muiden osapuolien välillä. Myös alliansseissa käytetty open books-malli toimii hyvin. Kaikki käyttävät hankkeessa samoja aineistoja ja ne ovat läpinäkyvästi rakennettuja.
– Näin kaikki pysyvät tilanteen tasalla. Helppo kommunikoitavuus on tosi tärkeää tämän tyyppisessä tekemisessä, korostaa Leskinen.
Avoimuus ja keskusteluyhteys tilaajan kanssa luovat ennen kaikkea mielekkyyttä tekemiseen.
– Avoin yhdessä tekeminen ja Tilaajan mukana olo tiimissä laadukkaalla panostuksella ovat ilman muuta Allianssin parhaita puolia. Tämä ei tee itse tekemisen sisällöstä automaattisesti helpompaa, mutta varmistaa että kaikki ovat samalla kartalla ja asioita ratkotaan yhdessä. Allianssin eduksi tässä on iso ero perinteiseen Tilaaja-Toimittaja malliin verrattuna, kuvaa Leskinen.
IT-hankkeissa tavoitteista kommunikoinnin ja odotusten hallinnan avulla pystytään vaikuttamaan hyvin siihen, mitä tehdään. Velhossa tavoiteasetantaa tehdään yhteisesti ja kaikki seisovat tavoitteiden takana. Suunnittelua ja tarkempaa etenemissuunnitelmaa tehdään pienemmissä, poikkitieteellisissä porukoissa.
– Kun koko porukka pääsee miettimään askellusta, on motivoivampaa tehdä töitä. Verrattuna siihen, että suoritetaan ylhäältä annetun ohjeistuksen perusteella, kuvaa Leskinen.
Juuren mukaan IT-hankkeissa on pystyttävä ennen kaikkea reagoimaan maailman muuttumiseen.
– It-hankkeissa ei voida suunnitella niin, että viiden vuoden päästä asia on näin. Velhossa olemme pystyneet koko ajan keskustelemaan hyvin siitä, millaisia muutoksia meidän pitää tehdä. Sopimusmallit ja budjetit tuovat tähän tietenkin oman haasteensa, mutta ne auttavat myös tekemään asioita oikeaan tarpeeseen, täsmentää Juuri.
Juuren mukaan liian aikaisin lukkoon lyöty suunnitelma voi johtaa siihen, että lopputulos ei vastaa siihen, mitä loppukäyttäjät tarvitsevat. Allianssissa avoimuus ja päätösten tekeminen hankkeen ja allianssin parhaaksi auttavat kuitenkin torppaamaan tätä uhkaa.
Hankesuunnitelman teko kevyemmäksi ja nopeammin tekemään
Projektin onnistumisia on mahdollista ruotia neljän vuoden jälkeen. Leskisen ja Juuren mukaan jälkiviisaana on helppo todeta, että alkupään hankesuunnitelman tekovaihe oli raskas.
– It-tekemisessä tämän voisi tehdä kevyemmin ja sitten lähteä vain tekemään asioita. Lopputuotoksena tuotettiin 50-60-sivuinen hankesuunnitelma, jota ei lopulta ole kauheasti käytetty. Vaiheen arvo on kuitenkin siinä, että porukka tuli toisilleen tutuksi ja kehitettiin tekemisen tapoja. Silti tämä osuus olisi voinut olla tiiviimpi ja olisi voitu konkreettisemmin lähteä heti tekemään. Myös tavoitteisiin ja odotusten hallinnassa voisi lähteä vielä kapeammalla otteella liikkeelle. Olemme nyt kehittäneet meidän molempia järjestelmän osia samaan aikaan, kuvaa Leskinen.
Hänen mukaansa on tärkeää, että tiimi saa heti mahdollisimman nopeasti konkreettisia asioita aikaan, sillä tämä synnyttää onnistumisen kokemuksia.
Juuren ja Leskisen mukaan tilaajien sitoutuminen allianssityöskentelyyn on yksi kriittisistä onnistumiskriteereistä. Velhossa tämä on onnistunut hyvin.
– Jos tilaaja ei ole aktiivisesti mukana, voi se aiheuttaa haasteita. Tilaajalla pitää olla oikeasti aikaa käytettävänä, täsmentää Juuri.
Myös tiimiytymiseen panostamisella on selvää arvoa. Tässä Big room -työskentely on isossa osassa. Ennen korona-aikaa Velhossa vietettiin aikaa yhdessä myös työn ulkopuolella. Etäaikana sen sijaan kahvitellaan verkossa. Tämä synnyttää luottamusta tekijöiden välille ja madaltaa kynnyksiä.
– Alun hyvän tiimiytymisen myötä siirtymä etätöihin sujui joustavasti. Etätöihin siirryttiin projektin kannalta hyvässä vaiheessa, toteaa Leskinen.
Jo alusta asti Velho-allianssia on ollut tekemässä tiimi ympäri Suomea. Tekijöitä löytyy Kemistä, Oulun, Jyväskylän, Lappeenrannan, Tampereen ja Turun kautta pääkaupunkiseudulle. Työryhmä on pysynyt projektin ajan pitkälti samana.
