Oletko kuullut Weeklystä, Jirasta tai Big Room -työskentelystä? Ei ihme, jos et ole. Ihku-allianssilla on paljon omia työskentelytapoja, jotka saattavat allianssi- ja sovelluskehitystyötä tuntemattomalle kuulostaa varsin heprealta. Nyt kerromme, mistä näissä käsitteissä on kyse.
Avoimuus ja ketteryys toiminnan ytimessä
Weekly – Ihku-palavereiden sydän, järjestetään allianssissa nimensä mukaisesti viikoittain. Tämän puolituntisen aikana käydään läpi eri osa-alueiden kuulumiset. Äänessä ovat niin sovelluskehitys, kustannuslaskenta, asiakastestaus kuin viestintä. Tämän tilannekatsauksen perusteella kaikki saavat käsityksen kokonaisuudesta.
Weeklyssä katsotaan taaksepäin mitä on tehty, mutta myös eteenpäin mitä ollaan tekemässä.
-Tavoitteena on tiedon tasaus ja toisaalta mahdollisten toiminnan päällekkäisyyksien varhainen havaitseminen ja ennaltaehkäisy. Kaikki oleellinen tieto on myös avoimesti saatavilla ja muistiinpanoista voi vilkaista mistä puhuttiin, jos ei päässyt paikalle. Säännöllinen seuranta, joka auttaa projektitiimiä pysymään yhteydessä toisiinsa vähentää myös siiloutumista. Kyseessä ei ole kuitenkaan perinteinen organisaation viikkopalaveri: keskitymme toimintaan ja kannustamme mahdollisimman monia tiimin jäseniä kertomaan työstään toisille, kertoo projektipäällikkö Timo Ruoho.
Keskeistä allianssin työskentelyssä on avoimuus. Kaikki Big Room -kalenterissa olevat tilaisuudet ovat siis avoimia kaikille allianssissa työskenteleville. Allianssin toimintatapojen taustalla on ketterien menetelmien soveltaminen, joiden avulla kehitystoimet voidaan suunnata loppukäyttäjille tai asiakkaille eniten arvoa tuottaviin kohteisiin. Oleellista on myös, että toimintatapoja kehitetään jatkuvasti.
– Esimerkiksi Retrot auttavat meitä hahmottamaan ja konkretisoimaan muutostarpeita toiminnassamme, jatkaa Ruoho.
Retrossa tarkoituksena on kerätä kaikkien työyhteisön jäsenten kokemuksia kuluneesta kolmesta kuukaudesta ja löytää uusia, parempia tapoja toimia yhdessä.
– Retrojen myötä Ihkussa on muutettu tai hiottu käytäntöjä, jotka on koettu hankaliksi tai epäselviksi. Muun muassa ristiinpölytystä tiimien välillä on parannettu, isoa kuvaa kirkastettu, vuosikello tuotu näkyville ja Big Roomin läsnäololista tuotu Slackiin, täsmentää tilaajan projektipäällikkö Heli Sissonen.
Myös viikottaiset Weekly ja demo tukevat toisiaan.
– Demo tuotiin mukaan kuvioon, kun ohjelmistokehitys pääsi vaiheeseen, jossa voitiin viikoittain katsoa mitä loppuasiakkaalle näkyvää tulosta on konkreettisesti saatu aikaan, tiivistää Timo Ruoho.
Myös itse allianssimalli tuo Ihkun toimintaan monia alliansseille tyypillisiä käytäntöjä, kuten AJR:n (allianssin johtoryhmä) ja APR:n (allianssin projektiryhmä) kokoukset, riskipalaverit ja organisoitumisen tiimeihin (kustannuslaskenta, sovelluskehitys, asiakastestaus). Perinteistä kokoustamista Ihku allianssissa pyritään välttämään. Kokoukset halutaan pitää osallistavina ja napakoina.
Heli Sissonen kuvaa oppineensa Ihkun myötä paljon uusia työkaluja ja käytäntöjä. Sissosen mukaan monia Ihkun työkaluja voisi soveltaa myös muissa projekteissa.
– Iso osa Ihkun kokouksista on käytännössä työpajoja, kertoo Ihku-allianssin tuoteomistaja Ari Huomo.
– Projektin säännölliset kokoukset, kuten APR, Weekly sen sijaan ovat tiiviitä, hyvin valmisteltuja kokouksia, joissa jaetaan informaatiota ja tehdään päätöksiä, täsmentää Huomo.
Tehtävät hallintaan Jiran avulla
Ihku-allianssilla on käytössään Jira, tehtävienhallintaohjelmisto. Jiran avulla kaikki työtehtävät pilkotaan pienemmiksi paloiksi ja kirjataan järjestelmään. Näin tehtävien täyttymistä ja asioiden etenemistä voidaan helposti seurata. Ihkussa puhutaan siis ”tiketeistä”, mikä tarkoittaa minkä tahansa toimenpiteen tai tehtävän kirjaamista Jiraan.
– Jiran käyttö on vaihdellut projektin aikana. Esimerkiksi sen rooli henkilöiden työlistana on käytännössä poistunut. Tällä hetkellä sillä pyöritetään projektin riskienhallintaa, kertoo Ari Huomo.
Sovelluskehityksen osalta Jira on kuitenkin hyvin keskeinen työväline.
-Jiraa käytetään sovelluskehityksessä lopputuotteen kehityksen tehtävälistana (Product Backlog), jonka sisältöä määritellään, priorisoidaan ja kootaan kehitystiimille toteutettavaksi yhdessä tuoteomistajan (Product Owner) kanssa. Jiran Kanban-näkymän kautta seurataan kehitystyön edistymistä työvaiheesta toiseen ja lopulta valmiiksi osaksi sovellusta. Jiraan kerätään myös testauksen kautta saatu käyttäjäpalaute jatkokäsittelyä varten, selittää Solitan Santeri Soininen.
Ihku-allianssissa tietoa ei myöskään pantata omilla koneilla vaan kaikki tieto jaetaan ja tallennetaan yhteisille alustoille, kuten Google Driveen tai Confluenceen. Ihkussa kaikki tekeminen siis tallennetaan ja dokumentoidaan. Näin asioihin on jälkikäteen helppo palata. Jokaisesta kokouksesta ja palaverista luodaan vähintään muistio, jota kuka tahansa allianssin sisällä voi tarkastella.
Demo ja määrittely vievät kehitystyötä eteenpäin
Sovelluskehityksen viikoittaisessa Demossa kehittäjät esittelevät itse edellisen viikon aikana valmiiksi saadut tehtävät Jiran tehtävälistalta. Demoon on kaikilla projektissa töitä tekevillä vapaa pääsy ja sen avulla parannetaan osaltaan tiedonkulkua projektin sisällä.
Santeri Soinisen mukaan Demon tarkoitus on viime kädessä joko hyväksyä valmistuneet tehtävät osaksi sovellusta tai palauttaa ne vielä lisäkehitykseen tarvittaessa. Hyväksynnästä päättää tuoteomistaja.
– Demo vastaa sisällöltään ja tarkoitukseltaan lähinnä Scrum-kehitysmallin Sprint Review-tapaamista, kertoo Soininen.
Eräs Ihkun palavereista kulkee nimellä ”Määrittely”. Määrittelypalavereissa yhdistyvät sekä sovelluskehityksen että kustannuslaskennan osaaminen. Kustannuslaskentaosaajat tuovat ymmärryksensä rakennusosista, tuotanto-osista, hanketyypeistä, toimintaympäristöistä ja olosuhdemuuttujista. He myös esittävät sovelluskehitykseen tehtäviä ja arvioivat sen toteuttamia kehitystoimia.
Määrittelyssä käydään läpi laajalla skaalalla asioita liittyen sovelluksen detaljeihin sekä isoihin linjauksiin. Määrittelyssä pyritään miettimään asioita toiminnan näkökulmasta, ja rakentamaan tietojärjestelmä toiminnan sujuvuuden mukaan sen sijaan, että tietojärjestelmä ohjaisi toimintaa.
Yhdessä etänä
Big Room -työskentely on allianssitoiminnalle olennaista. Yhteisen fyysisen tilan koetaan tuovan ihmisiä yhteen, mikä mahdollistaa myös spontaanin vuorovaikutuksen ja helpon tiedonjakamisen. Ennen korona-aikaa Ihku-allianssin Big Roomilla Pasilassa työskenneltiin keskimäärin kolmena päivänä viikossa, muutamat henkilöt useamminkin.
-Tiistain ja torstain välillä Big Roomilla työskenneltiin enemmän. Sen sijaan maanantai ja perjantai oli varattu työskentelyyn muualla, kertoo Timo Ruoho.
Big Room -työskentely tuo merkittävän lisän allianssityöskentelyyn.
-Vähänkin isommassa hankkeessa, kuten Ihkussa, on todella tärkeää, että väki tutustuu toisiinsa ja pääsee välittömään vuorovaikutukseen toistensa kanssa, jolloin keskustelu onnistuu myös kahviautomaatin ympärillä ja muutenkin kuin tiukasti asiassa pysyen. Tällöin voi syntyä spontaaneja ideoita ja oivalluksia ja muodostuu tiimi, joka pystyy toimimaan, vaikka eteen tulisi ongelmiakin, tiivistää Ruoho.
Ruohon mukaan Big Room ei ole myöskään pelkästään tila, vaan sen muodostavat myös pelisäännöt ja väki, joka viettää aikaansa siellä.
Korona-aikaan Ihku-allianssissa hypättiin sujuvasti. Viikoittaiset tapaamiset siirtyivät verkkoon, jolloin Demot ja Weekly pyörivät kuten ennenkin ihmisten kohdatessa toisensa verkon yli. Myös Määrittely, Retro ja monet isot webinaarit ja työpajat siirrettiin verkkoon. Asioiden kehittämistä jatkettiin yhdessä, mutta etänä. Isojenkin tapahtumien järjestäminen verkossa on sujunut onnistuneesti.
– Korona-aikana jo käynnissä ollut kehitystyö eteni hyvin, koska projektitiimi oli jo muotoutunut ja monet käytännöt pystyttiin siirtämään digiaikaan todella helposti. Esimerkiksi työmatkojen poisjäänti varmasti kasvatti työtehoja monella. Haasteita olivat toki uusien työntekijöiden mukaan ottaminen ja yleensäkin uusien kontaktien luonti. Samoin monenlainen arkipäiväinen jutustelu jäi vähemmälle, joka pidemmän päälle voi heikentää työyhteisön sisäistä rakennetta. Tätäkin on toki pyritty torjumaan, kertoo Ruoho.
Kesälomien jälkeen korona-uhan pienentyessä Ihku-allianssi kohdannee toisensa jälkeen Big Roomilla.
