Infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmä- ja palveluallianssin tietosuojaseloste

Euroopan yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukainen tietosuojaseloste.

Rekisterien ylläpitäjä:

Infrahankkeiden kustannuslaskentajärjestelmä- ja palveluallianssi (Ihku-allianssi).

Ihku-allianssin osapuolia ovat Väylävirasto, Helsingin kaupunki, Espoon kaupunki, Vantaan kaupunki, Tampereen kaupunki, Turun kaupunki, Jyväskylän kaupunki sekä Solita Oy, Ramboll Finland Oy, Civilpoint Oy, Mittaviiva Oy.

Ihku-allianssin osapuolet ovat yhteisrekisterinpitäjiä Ihku-allianssin toiminnassa tarvittavien henkilötietojen osalta.

Rekisterien yhteyshenkilö:

Rekisteriä koskeviin kysymyksiin ja palautteisiin vastaa:
Heli Sissonen
Väylävirasto, Brahenkatu 4, 53100 Lappeenranta
heli.sissonen@vayla.fi
029 534 3026

Tietosuojavastaava:

Tomi Lapinlampi, Väyläviraston tietosuojavastaava, tietosuojavastaava@vayla.fi

Rekisterien nimet:

Ihku-allianssiin nimetyt henkilöt
Ihku-allianssin sidosryhmät sekä julkisen viestinnän kontaktit
Ihku-allianssin tapahtumiin osallistujat

Rekisterien käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyperuste:

Ihku-allianssiin nimetyt henkilöt -rekisterin ylläpito perustuu seuraaviin Ihku-allianssin hallinnointiin liittyviin asioihin:

  • viestintään (hankkeeseen nimetyt asiantuntijat)
  • laskutukseen (talouden yhteyshenkilöt)
  • tietopyyntöihin (hankkeeseen nimetyt asiantuntijat).

Ihku-allianssin sidosryhmä sekä julkisen viestinnän kontaktit ​-rekisterin ylläpito perustuu seuraaviin Ihku-allianssin hallinnointiin liittyviin asioihin:

  • viestintään (hankkeen postituslistalle liittyneet)
  • tietopyyntöihin (ulkopuoliseksi asiantuntijaksi ilmoittautuneet sidosryhmien edustajat).

Ihku-allianssin tapahtumiin osallistujat ​-rekisterin ylläpito perustuu seuraaviin Ihku-allianssin hallinnointiin liittyviin asioihin:

  • osallistumiseen tarvittavat tiedot (hankkeeseen nimetyt asiantuntijat ja sidosryhmien edustajat).

Hankkeeseen nimettyjen asiantuntijoiden ja yhteyshenkilöiden sekä sidosryhmien edustajien henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti viranomaisen toiminnassa yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamiseksi niiltä osin, kuin yhteisrekisterinpitäjä on viranomainen. (Tietosuojalaki 1050/2018 4 § 1 momentin 2 kohta)

Kustannuslaskentapalvelun kokonaisuuden uudistaminen toteuttaa viranomaisen yleisen edun mukaisen tehtävän suorittamista, koska viranomaisilla on tarve saada kustannustiedot palvelemaan mahdollisimman hyvin sekä hankeprosessia (suunnittelu-rakentaminen-kunnossapito) että hankintaprosessia ja hankkeen koko elinkaarta. Tilaajien resurssit ovat nykyisin suppeat ja käytännössä hankkeiden kustannusarvioita ja hanketietoja tuottavat suunnittelukonsultit.

Hankkeeseen nimettyjen asiantuntijoiden ja yhteyshenkilöiden sekä sidosryhmien edustajien henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun niiltä osin, kuin yhteisrekisterinpitäjä ei ole viranomainen. Tällaisen yhteisrekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsitellä Ihku-allianssin toiminnalle olennaisia henkilötietoja.

Postituslistalle liittyneiden ja tapahtumiin ilmoittautuneiden henkilöiden henkilötietojen käsittely kerääminen perustuu henkilön antamaan suostumukseen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.

Rekisterin sisältämät tiedot:

Ihku-allianssiin nimetyt henkilöt ​-rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot henkilöistä:

  • ryhmä/tiimi, johon henkilö nimetty
  • rooli hankkeessa
  • nimi
  • organisaatio
  • sähköposti
  • puhelinnumero
  • työmääräarvio hankkeessa (htp/vko)
  • toimenkuva
  • hankkeeseen hyväksymispäivämäärä.

Ihku-allianssin sidosryhmä sekä julkisen viestinnän kontaktit -rekisteri voi sisältää seuraavat tiedot henkilöistä:

  • nimi
  • organisaatio
  • sähköposti
  • toimenkuva
  • hankkeeseen hyväksymispäivämäärä / postituslistalle liittymisen ajankohta.

Ihku- allianssin tapahtumiin osallistujat -​rekisteriin liittyvät tiedot (säilytetään vain tapahtumaan liittyvän ajankohdan ajan):

  • nimi
  • organisaatio
  • sähköposti
  • ilmoittautumiseen liittyvät tiedot, kuten
    • ilmoittautumispäivä, perumispäivä, tapahtuman aihe ja viestinnän toteuttamiseen liittyvät tiedot
    • ruokavalio/-allergia.

Rekisterien tietolähteet:

  • henkilö itse
  • allianssin osapuolet (vain organisaation omaa henkilöstöä koskevia tietoja)
  • allianssin alihankkijat.

Rekisterin henkilötietoja ei yhdistetä muihin tietolähteisiin.

Henkilötietojen luovutukset:

  • Ruokailun tai majoituksen järjestäjälle luovutetaan palvelun järjestämiseen tarvittavat henkilötiedot kuten majoittujien nimilistat
  • Tapahtumaan osallistujat voidaan suostumuksella ilmoittaa muille tapahtumaan osallistuville.

Henkilötietojen käsittely:

Tiedot kerätään Google G Suite Drive palveluun (Google Irland Ltd), jonka lisäksi sähköpostilistoja (Ihku-allianssin sidosryhmä sekä julkisen viestinnän kontaktit, Ihku-allianssin tapahtumiin osallistujat) ylläpidetään Creamailer viestintäohjelmistossa (Creamailer Oy).

Tietojen säilytysaika:

Hankkeeseen nimettyjen asiantuntijoiden, sidosryhmien edustajien sekä talouden yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään niin kauan, kun henkilö on asiantuntijana/yhteyshenkilönä Ihku-hankkeessa ja laskun tarkastukset ovat henkilön työskentelyajalta tekemättä.

Hankkeen postituslistalle liittyneiden tietoja säilytetään Ihku-hankkeen ajan. Postituslistalle liittyneet voivat perua uutiskirjeen, jolloin myös heidän tietonsa poistetaan kohtuullisessa ajassa yhteystietolistalta.

Tapahtuman osallistujien tietoja säilytetään, kunnes tapahtuma ja sen mahdollinen jälkiviestintä on tehty.

Rekisterin suojaus:

Sähköiseen aineistoon on pääsy osapuolten hankkeeseen nimetyillä henkilöillä, jotka rekisteriä työssään tarvitsevat. Rekisterit on suojattu jokaisen henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Manuaalinen aineisto on arkistoituna allianssin osapuolten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen henkilötiedon oikaisemista.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tai rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä, tai muuten vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa rekisteristä toiseen tietosuoja-asetuksen mukaisesti niiltä osin kuin tiedot on saatu rekisteröidyltä ja käsittely perustuu suostumukseen.

Pyyntö rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen tässä tietosuojaselosteessa mainitulle rekisterien yhteyshenkilölle.

Valitusoikeus:

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, esimerkiksi Suomessa tietosuojavaltuutetulle, henkilötietojensa käyttöä koskevassa asiassa.

Rekisteriseloste päivitetty 19.8.2019